1. ますます増大するファイル容量！求められる「安心してファイル共有できる」仕組み
現代の販促物制作では、専門的なデザイナーでない方（例えば広報、営業企画など）でも、日々大量の画像や動画、レイアウトデータといったデザインデータを扱うことが当たり前となってきています。
しかし、その管理や共有の方法が属人的・煩雑になっていないでしょうか？
「データ共有をしたいけれど、最新版のファイルが分からない」
「メールで送るには重すぎる」
「クライアントとのやりとりで手間が増える」
「データの漏洩が心配」
こうした課題は、多くの制作現場で共通しています。
そこで本記事では、デザインデータの安全な共有方法と、業務改善につながる具体的な対策について解説します。
2. 安全なファイル共有が求められる背景
昨今では、リモートワークの推進や取り扱う機器・データの多様性など、さまざまな事情が絡み合い情報漏洩のリスクが増大しています。
- ファイル共有リンクの誤送信による重要なデータの外部流出での情報漏洩
- 無料サービスによるダウンロード制限や広告混入
- クラウドサービスでのアクセス権限の設定ミス
3. 大容量ファイル共有で押さえるべき5つのポイント
上記のようなリスクに備えて大容量ファイル共有を行うためには、以下の5つのポイントを抑えておくとより安全となります。
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ファイルにパスワードを設定する
共有するファイルには必ずパスワード保護を行いましょう。パスワードはZIPやPDFにも設定可能です。 -
有効期限とダウンロード回数を制限する
「一度きりの共有」で済むものは、ダウンロードに有効期限や回数制限を設定するだけで安全性が高まります。 -
信頼できるサービスを選ぶ
特に日本国内の運営・サポート体制があるサービスは、トラブル時の対応にも日本語でサポートが受けれますので安心して利用できます。 -
利用履歴の確認機能が存在する
誰がいつアクセスしたかが分かる履歴機能があれば、社内外からの問合せがあった際の確認に重宝します。 -
無料と有料の違いを知って選ぶ
無料プランで利用できるサービスは「無料で便利」な反面、セキュリティや保存期間の制限がある場合も。業務用途の場合は有料プランの検討をしましょう。
4. こんなシーンでは「専用のファイル共有サービス」が最適
- 広告代理店や制作会社で高解像度の画像、デザインデータや動画をクライアントに納品
- 建築・不動産業界で重たいCADデータやパース画像を送信
- 医療・教育分野で個人情報を含む資料や研究データを安全に共有
- 複数拠点でのプロジェクトファイルのやり取り
5. デザインデータ管理に悩むあなたへ、業務改善の第一歩を
デザインやクリエイティブ業務では、日々膨大な画像・動画・デザインデータを扱うことになります。
ファイル容量は大きくなり、関係者も増え、プロジェクトが進むごとにデータの管理や共有はどんどん煩雑に。
「最新版のデータがどこか分からない」
「複数クライアントごとに整理が大変」
「メール添付では容量が足りず、やり直しばかり」
こうした悩みは、デザインデータを一元管理・共有できるDAM（Digital Asset Management）の考え方を導入することで、大きく改善できます。
単にデータを「送信できる」だけでなく、「安全に整理して管理・共有できる」ことが、これからの業務では重要です。
そこでおすすめなのが、画像・デザインデータの扱いに特化した写真化学のファイル共有サービス「image storage（イメージストレージ）」 です。
- 大容量データを、かんたん・安全にデータ共有
- パスワード・ダウンロード期限・履歴管理でセキュリティも安心
- 画像やデザインデータのやり取りに最適な設計
- 煩雑なデータの受け渡しを整流化＝業務改善に直結
「デザインデータの管理が属人化している」「チーム間での受け渡しを効率化したい」――
そんな方こそ、無料トライアルも可能な「image storage」を業務改善の第一歩としてぜひご検討ください。