データの大容量化に伴って増える心配...その「ファイル共有」、大丈夫ですか?「image storage」

1. ますます増大するファイル容量!求められる「安心してファイル共有できる」仕組み

デザインデータ・レイアウトデータ管理や共有の方法が属人的・煩雑の悩み

現代の販促物制作では、専門的なデザイナーでない方(例えば広報、営業企画など)でも、日々大量の画像や動画、レイアウトデータといったデザインデータを扱うことが当たり前となってきています。
しかし、その管理や共有の方法が属人的・煩雑になっていないでしょうか?

「データ共有をしたいけれど、最新版のファイルが分からない」
「メールで送るには重すぎる」
「クライアントとのやりとりで手間が増える」
「データの漏洩が心配」

こうした課題は、多くの制作現場で共通しています。
そこで本記事では、デザインデータの安全な共有方法と、業務改善につながる具体的な対策について解説します。

2. 安全なファイル共有が求められる背景

企業秘密の送信完了

昨今では、リモートワークの推進や取り扱う機器・データの多様性など、さまざまな事情が絡み合い情報漏洩のリスクが増大しています。

  • ファイル共有リンクの誤送信による重要なデータの外部流出での情報漏洩
  • 無料サービスによるダウンロード制限や広告混入
  • クラウドサービスでのアクセス権限の設定ミス

3. 大容量ファイル共有で押さえるべき5つのポイント

クラウドとデバイス別セキュリティの図

上記のようなリスクに備えて大容量ファイル共有を行うためには、以下の5つのポイントを抑えておくとより安全となります。

  1. ファイルにパスワードを設定する
    共有するファイルには必ずパスワード保護を行いましょう。パスワードはZIPやPDFにも設定可能です。
  2. 有効期限とダウンロード回数を制限する
    「一度きりの共有」で済むものは、ダウンロードに有効期限や回数制限を設定するだけで安全性が高まります。
  3. 信頼できるサービスを選ぶ
    特に日本国内の運営・サポート体制があるサービスは、トラブル時の対応にも日本語でサポートが受けれますので安心して利用できます。
  4. 利用履歴の確認機能が存在する
    誰がいつアクセスしたかが分かる履歴機能があれば、社内外からの問合せがあった際の確認に重宝します。
  5. 無料と有料の違いを知って選ぶ
    無料プランで利用できるサービスは「無料で便利」な反面、セキュリティや保存期間の制限がある場合も。業務用途の場合は有料プランの検討をしましょう。

4. こんなシーンでは「専用のファイル共有サービス」が最適

ファイルのやりとりが重い。遅延している状態
  • 広告代理店や制作会社で高解像度の画像、デザインデータや動画をクライアントに納品
  • 建築・不動産業界で重たいCADデータやパース画像を送信
  • 医療・教育分野で個人情報を含む資料や研究データを安全に共有
  • 複数拠点でのプロジェクトファイルのやり取り

5. デザインデータ管理に悩むあなたへ、業務改善の第一歩を

デザインやクリエイティブ業務では、日々膨大な画像・動画・デザインデータを扱うことになります。
ファイル容量は大きくなり、関係者も増え、プロジェクトが進むごとにデータの管理や共有はどんどん煩雑に

「最新版のデータがどこか分からない」
「複数クライアントごとに整理が大変」
「メール添付では容量が足りず、やり直しばかり」

こうした悩みは、デザインデータを一元管理・共有できるDAM(Digital Asset Management)の考え方を導入することで、大きく改善できます。
単にデータを「送信できる」だけでなく、「安全に整理して管理・共有できる」ことが、これからの業務では重要です。
そこでおすすめなのが、画像・デザインデータの扱いに特化した写真化学のファイル共有サービス「image storage(イメージストレージ)」 です。

  • 大容量データを、かんたん・安全にデータ共有
  • パスワード・ダウンロード期限・履歴管理でセキュリティも安心
  • 画像やデザインデータのやり取りに最適な設計
  • 煩雑なデータの受け渡しを整流化=業務改善に直結

「デザインデータの管理が属人化している」「チーム間での受け渡しを効率化したい」――
そんな方こそ、無料トライアルも可能な「image storage」を業務改善の第一歩としてぜひご検討ください。

無料トライアルを申し込む